4 rôles clés
Un accès adapté à chaque intervenant
Manager / RH
Décideur & valideur
- Soumettre et valider les demandes de visa des collaborateurs
- Approuver ou refuser une demande avant traitement
- Suivre l'avancement de tous les dossiers de son périmètre
- Accéder aux reportings et tableaux de bord consolidés
Collaborateur
Demandeur
- Initier une demande de visa et déposer ses documents
- Suivre le statut de sa demande en temps réel
- Recevoir des notifications à chaque changement d'étape
Réceptif / DMC
Partenaire local
- Être intégré au dossier par le Manager ou le RH
- Déposer les documents locaux (invitation, hébergement, etc.)
- Consulter l'avancement du dossier en lecture seule
Avocat / Cabinet partenaire
Expert juridique
- Accéder aux dossiers qui lui sont assignés de manière sécurisée
- Échanger avec le Manager via la messagerie intégrée du dossier
- Déposer les documents juridiques et avis de conformité
Flux de validation
De la demande à l'obtention du visa
Un workflow clair où chaque étape est assignée au bon intervenant, avec validation obligatoire avant passage à l'étape suivante.
Le collaborateur initie sa demande
Il renseigne sa destination, ses dates, et dépose les documents demandés dans son espace personnel.
Le Manager / RH valide la demande
Le responsable examine la demande, la complète si besoin, puis l'approuve ou la refuse avec un motif.
Le réceptif est sollicité (si nécessaire)
Pour les destinations qui le requièrent, le réceptif local est invité à déposer les pièces complémentaires (lettre d'invitation, réservation hôtel…).
L'avocat partenaire traite le dossier
Le cabinet assigné accède au dossier complet, échange avec le Manager via la messagerie intégrée, et dépose son avis juridique.
Visa obtenu, collaborateur notifié
Le statut passe au vert. Le collaborateur et le Manager reçoivent une confirmation avec les documents finaux.
En détail
Collaboration sécurisée et traçable
Chaque action est horodatée, chaque échange est centralisé. Plus de mails perdus ni de fichiers égarés.
Validation multi-niveaux
Configurez un ou plusieurs niveaux de validation selon votre organisation. Le dossier ne progresse que si chaque étape est approuvée.
Messagerie intégrée par dossier
Échangez avec l'avocat, le réceptif ou le collaborateur directement dans le dossier. Historique complet, pièces jointes, notifications.
Intégration réceptif à la demande
Invitez un réceptif local (DMC, agence, hôtel) sur un dossier spécifique. Il accède uniquement aux informations qui le concernent.
Droits granulaires
Chaque rôle ne voit et n'édite que ce qui le concerne. Les données sensibles (passeport, relevés) restent accessibles uniquement aux rôles autorisés.