Vivre une bonne expérience de télétravail à l’étranger passe forcément par l’utilisation d’outils performants. Actuel ou futur travailleur du monde, préparez-vous à mettre en place ces dispositifs. Le but étant de rester connecté à votre manager et le tenir informé de votre travail. Chaque étape, en passant par la fiche de paie, doit pouvoir être dématérialisée.
Éléments de base
Pour commencer, pour être compatible avec le télétravail, vous devez disposer au quotidien d’un ordinateur connecté à internet. Attention à ne pas confondre le travail à domicile avec le travail à distance. Sans cet élément de base, vous réaliserez juste une tâche habituelle dans un endroit différent, mais pas du télétravail à proprement parler. Le télétravail se caractérise par la délocalisation de son matériel de travail en continuant de travailler de manière collaborative à distance. Une bonne connexion wifi permet d’échanger tout au long de la journée avec son entreprise et ses collaborateurs.
Prévenir les cyberattaques
Plus les équipes d’une entreprise sont dispersées et plus les ordinateurs professionnels ont de chances de subir des vols de données de la part de pirates informatiques. Pour cela des éléments essentiels sont à mettre en place et suivre de façon assidue par toute l’entreprise. Pour commencer, un guide précis est à transmettre à tous les employés, sur les démarches à suivre en cas de situation de cyberattaque : quelle personne est à contacter en cas d’urgence, sur quels horaires est-elle disponible, quelles sont les procédures d’urgence,… Puis, il faut être en capacité de prévoir une limitation d’accès aux structures sensibles quand cela est envisageable. La mise en place d’un VPN pour tous les salariés est un élément fondamental à ne pas négliger. Ce système permet d’isoler les échanges entre ordinateurs et de changer sa situation géographique pour ne pas subir un changement de contenu lors de recherches internet à l’étranger. Les télétravailleurs ont tendance à se connecter régulièrement à des réseaux publics. Pour limiter les fuites de données, le VPN reste une solution minimisant ce risque majeur. La mise en place d’une authentification à deux facteurs est également à envisager pour que les salariés puissent se connecter en toute sécurité. Vos antivirus doivent être mis à jour régulièrement et les connexions au wifi public doivent être limitées au maximum quand cela est possible. Un ordinateur de travail doit être utilisé en majeure partie pour le travail et non pour le loisir, pour éviter les risques de piratages. Enfin, pour finir, nous vous le répéterons jamais assez mais, les mails frauduleux étant encore d’actualité, pensez à faire attention à votre boite mail. Gérer une situation à laquelle nous ne sommes pas prêts, à distance, peut être angoissant c’est pour cela que nous vous donnons toutes les clefs.
Les outils collaboratifs
Dans une entreprise, tous les pôles sont en lien pour différents projets et tâches. C’est pour cela qu’il est élémentaire de mettre en place des dispositifs permettant de travailler ensemble, pour que tout le monde puisse collaborer à distance. Un planificateur de tâches peut être tout d’abord utile pour s’organiser à distance et hiérarchiser les étapes de travail prévues selon leur degré d’importance. Un agenda partagé est également utile pour prévoir des réunions importantes avec une horaire s’adaptant au pays où chacun se trouve. Les dossiers partagés, tel qu’un drive ou cloud, permettent de réunir toutes les données nécessaires de l’entreprise et d’en disposer à n’importe quel endroit du monde. Cet outil permet de partager des dossiers et réduire l’impact sur la mémoire des ordinateurs de service. À distance, des réunions sont à prévoir pour faire un point sur l’avancée de projets en cours et votre adaptation. Pour cela, des plateformes permettant ces réunions à distance existent, nous citerons : Skype, Microsoft Teams, Google Meet ou encore Zoom. Le plus important est que votre outil dispose de la possibilité de réaliser des partages d’écran, voire même des partages multi-écrans. En effet, il est primordial de pouvoir se projeter à distance et de visualiser le contenu, voire même de témoigner du travail réalisé pendant la période. Vous noterez que les réunions doivent être régulières mais ne pas avoir lieu trop souvent pour permettre la réflexion et une réelle progression sur les projets existants. Le chat d’entreprise permet d’échanger ensemble sur des potentiels décisions, informations ou encore évolutions de l’entreprise et créer un réel sentiment d’appartenance. La communication est importante et permet d’aller à l’essentiel sans être obligé d’envoyer un mail à ses collègues ou son manager à chaque questionnement. Les outils d’écriture collaborative sont indispensables en cas de projet, tel qu’il soit. Effectivement, plusieurs personnes travaillent souvent sur le même sujet et nous noterons la praticabilité de cette solution qui peut également servir de moyen de brainstormer à distance. Vous entendrez aussi parler d’outils de gestion de projet, permettant de fixer des deadlines et attribuer les différentes étapes à chaque personne de l’entreprise. Les plateformes les plus connues sont Basecamp, Monday ou encore Zoho.
L’administration
Dématérialiser les tâches de fonctionnement de l’entreprise ne sont pas à négliger. Pour commencer, même à distance, des contrats peuvent être signés avec des entreprises quand vous êtes en Freelance, ou encore avec des sous-traitants, et pour de multiples autres raisons. C’est pour cela que des outils ont été mis en place pour sécuriser des contrats, les signer électroniquement et tout cela de façon légale. Les dépenses et notes de frais doivent être notées sur une plateforme prévue à cet effet pour éviter d’en oublier et de les justifier de manière claire et précise. Nous assistons de plus en plus à la dématérialisation des fiches de paie, qui profite aux travailleurs du monde et permet une lecture plus claire. La licorne Payfit témoigne de cette effervescence autour de la digitalisation des outils de gestion des ressources humaines et de management par le suivi des heures travaillées.
Ainsi, aucun élément n’est à négliger dans l’adaptation d’un télétravailleur à l’étranger. La digitalisation des outils de travail et la multiplication des solutions proposées pour travailler de manière collaborative profite à cette nouvelle catégorie de travailleurs.
Et vous, quel est votre outil indispensable au quotidien au sein de votre travail ?
